Moins d’appels répétitifs, plus de temps pour vos clients
Syndic, gestion locative ou transaction, votre journée est hachée par les mêmes questions : un décompte de charges, un code d’entrée, une copie du règlement, l’avancement d’un dossier. Nous construisons l’assistant et les outils qui absorbent ces demandes, avec vos informations, et vous laissent les dossiers qui demandent un vrai gestionnaire.
Ce qui sature vos équipes
Le standard sonne toute la journée, souvent pour des questions dont la réponse existe déjà quelque part : sur le serveur, dans un PV d’assemblée générale, sur l’extranet que personne ne consulte. Quand le gestionnaire est en visite ou en assemblée, l’appel bascule chez un collègue qui ne connaît pas le dossier.
La boîte email générique reçoit pêle-mêle des demandes de copropriétaires, des factures de prestataires, des sinistres et de la publicité. Et le logiciel métier, acheté complet, n’est utilisé que pour la comptabilité, parce que tout le reste demandait de changer les habitudes de l’équipe.
Un assistant téléphonique qui connaît vos résidences
L’agent vocal décroche quand vos lignes sont occupées, pendant la pause de midi ou après la fermeture. Il s’annonce comme l’assistant virtuel de votre agence. Il reconnaît l’appelant, identifie la copropriété ou le lot, et répond à partir d’une base de connaissance que vous alimentez en langage courant : horaires, procédure en cas de sinistre, jours de ramassage, teinte des volets autorisée, accès à l’extranet.
Quand il ne sait pas, il ne devine pas : il prend un message, transfère au gestionnaire de la résidence, et la question remonte dans votre tableau de bord. Vous ajoutez la réponse une fois, il la donne à tous les appelants suivants. Les informations sensibles, comme un code d’entrée, ne sont communiquées qu’aux numéros reconnus.
Vos documents, sous votre contrôle
L’assistant peut s’appuyer sur votre serveur de fichiers, dossier par dossier, et tout y est fermé par défaut. Pour chaque type de dossier, vous choisissez : ignoré, consulté pour répondre oralement, ou envoyé par email à l’adresse enregistrée du copropriétaire. Un règlement de copropriété peut partir automatiquement ; un dossier bancaire ou un sinistre reste fermé. Chaque envoi est tracé.
Une boîte email triée chaque matin
L’agent email classe les messages par résidence et par motif, archive la publicité, redirige les mails arrivés sur la boîte générique vers le bon gestionnaire et prépare un brouillon de réponse. Au début, rien ne part sans validation. Quand un type de réponse est validé sans modification semaine après semaine, vous pouvez l’autoriser à partir seul. Les sujets sensibles (contestation de charges, litige) restent toujours en brouillon.
Gestion locative et transaction
En gestion locative, l’outil suit les échéances de chaque lot : fin de bail, révision de loyer, attestations d’assurance, diagnostics. Depuis le 1er janvier 2025, un logement classé G ne peut plus faire l’objet d’un nouveau bail, et les logements classés F suivront au 1er janvier 2028 (loi Climat et Résilience). L’outil repère les lots concernés avant le renouvellement, pas après.
En transaction, les demandes des portails arrivent dans une seule liste, l’acquéreur reçoit une réponse immédiate par email ou WhatsApp avec les créneaux de visite disponibles, et les relances se font sans y penser.
Situation type
Un cabinet de syndic de trois gestionnaires et une comptable, une centaine de copropriétés. Un logiciel métier complet est en place, mais l’équipe ne s’en sert que pour la comptabilité. Le standard prend plusieurs dizaines d’appels par jour, dont une majorité de questions simples. Nous commençons par l’agent vocal et sa base de connaissance, parce que c’est là que l’équipe récupère le plus de temps dès le premier mois. Le tri des emails vient ensuite.
Cette situation est un exemple construit à partir de cas fréquents, pas un client identifié.
Ce que nous mesurons avec vous
Le nombre d’appels reçus, traités par l’assistant sans intervention, transférés, puis rappelés. La part des brouillons envoyés sans modification. Le temps de traitement de la boîte générique.
Questions fréquentes
Non. Nous travaillons à côté de votre logiciel métier, et nous nous y connectons quand il le permet.
Chaque appel est résumé et transcrit, avec les sources utilisées. Une réponse fausse vient presque toujours d’une information fausse dans la base : vous la corrigez une fois, pour tous les appels suivants.
L’assistant s’annonce comme tel dès le début de l’appel. Celui qui préfère un humain demande à être transféré.
Pour aller plus loin
Par où commencer ?
Une demi-heure d’échange suffit en général pour savoir si nous pouvons vous aider, et par quoi commencer.
Vos données restent les vôtres : export complet, documentation et sauvegarde inclus dans chaque projet.